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Indicadores de actividad veterinaria (KPI): ¿por qué y cómo crear un cuadro de mandos?
[Nota importante: este artículo ha sido traducido automáticamente del idioma original en italiano.]
¿Cuánto se tarda en organizar una intervención quirúrgica? ¿Cuánto tarda su personal en hacer una visita? ¿Cuántos medicamentos deja caducar?
Si no puede responder a estas preguntas, está perdiendo una importante oportunidad de crecimiento para su centro veterinario, porque no está comprendiendo dónde puede mejorar.
Lea este artículo para comprender cómo crear un panel de control que le permita tomar decisiones correctas e informadas para su negocio veterinario.
¿Para qué sirven los indicadores de actividad?
Para una clínica veterinaria (como para una pequeña consulta), los indicadores sirven para resaltar información que luego se utilizará para tomar decisiones.
Esta es la respuesta más sencilla.
¿Qué es un KPI (o indicador de rendimiento)?
Un indicador es una variable, por ejemplo un número o un porcentaje, que tiene un alto contenido informativo y permite una evaluación concisa y rápida de fenómenos complejos relacionados con él.
Para un centro veterinario, es interesante, en función de sus objetivos, elegir un conjunto de indicadores que describir:
- el estado de partida
- evolución durante un periodo determinado y, lo que es más importante,
- toma de decisiones
- convertirlas en acciones concretas.
Pongamos un ejemplo con un indicador que se suele tener en cuenta en las instalaciones veterinarias.
Pongamos un ejemplo con un indicador que se suele tener en cuenta en las instalaciones veterinarias.
La rotación como KPI para un centro veterinario: ¿qué papel desempeña?
El volumen de negocio es el indicador más utilizado, expresado como volumen de negocio/mes o volumen de negocio/año.
Desgraciadamente, no cumple el criterio más importante que debe cumplir un indicador, a saber, el de tener un alto contenido informativo.
En sí mismo, el volumen de negocios comunica una cifra, pero sin tener en cuenta cómo se ha llegado a ese resultado.
Considerar el volumen de negocio “aislado” del contexto, es decir, de los costes en que ha incurrido la estructura para generar esa cifra concreta, es engañoso.
La facturación puede crecer mes tras mes, dando así una falsa sensación positiva.
Si los costes incurridos durante el mismo periodo son superiores al volumen de negocio, habrá pérdidas.
Por lo tanto, el volumen de negocios no debe tomarse como un indicador fiable, mientras que el resultado dado por[fatturato – costi] es mucho más interesante.
El resultado describe brevemente cómo los costes incurridos por una clínica y el volumen de negocio interactúan entre sí para generar un beneficio o una pérdida.
¿Cómo crear indicadores adecuados?
En primer lugar, tenemos que ampliar nuestra visión de los indicadores económicos exclusivamente a un espectro más amplio.
Podemos utilizar como indicador a:
- Cociente
- Grandeza absoluta
- Porcentaje
- Times
El campo se amplía mucho más allá de un valor económico y, al mismo tiempo, crece la capacidad de información.
Del indicador al panel de control
En la literatura, incluida la médica, indicador se traduce como Kay Performance Index(KPI) y Dash Board.
Desarrollar un sistema de indicadores de rendimiento es la forma más eficaz de evaluar el rendimiento de los servicios.
Es fundamental interpretar los indicadores en su conjunto.
¿Qué indicadores elegir?
Como ya se ha visto, el volumen de negocios no basta para dirigir correctamente una empresa.
El resultado [utile] es un paso adelante, pero no suficiente.
A continuación, puede elegir entre diferentes tipos, teniendo cuidado de crear una mezcla de indicadores y, por lo tanto, un panel de control que represente su estructura.
Veamos algunos ejemplos para construir un panel de control personalizado.
Indicadores temporales.
- ¿Cuánto tiempo esperan los clientes en la sala de espera?
- ¿Cuánto tiempo se tarda en reunir los recursos (personas y material) para organizar una operación?
Indicadores relacionados con la producción.
- Nº de visitas al mes.
- Nº de visitas al mes/veterinario
- Número de intervenciones quirúrgicas al mes.
Esta tipología puede explorarse con gran detalle examinando las distintas actuaciones.
Indicadores económico-financieros.
- Coste de los medicamentos caducados y/o consumibles caducados.
- Facturación/mes.
- Gasto medio cliente/mes.
Indicadores de bienestar del personal.
- ¿Cuál es la rotación del personal?
Indicadores de satisfacción del cliente
- Evaluaciones dejadas en la web.
Esta lista no es exhaustiva y pretende ser un punto de partida.
¿Dónde encontrar los datos de los indicadores?
En este punto, hay que disponer de los datos necesarios. La pregunta que hay que hacerse es: ¿dispongo de los datos que me interesan?
- SÍ, y luego hay que recopilarlos y analizarlos.
- NO, tengo que organizar una recogida de datos.
- SÍ, porque la inteligencia empresarial lo hace por mí.
La Inteligencia empresarial permite, en una sola pantalla, relacionar todos los datos de la clínica (volumen de negocio, servicios, tipo de usuarios, vías de tratamiento, …), y realizar un análisis.
La ventaja reside en que tiene a su disposición:
- datos pertinentes, es decir, que satisfagan la necesidad de conocimiento;
- precisos, ya que corresponden a datos reales;
- puntuales, porque se registran continuamente
- accesible, dada la facilidad de detección y visualización.
Con una inteligencia empresarial capaz de proporcionar datos pertinentes, oportunos, precisos y accesibles, ¿qué les queda a los responsables de la clínica, el ambulatorio o el hospital?
Lo más interesante
Es decir, fijar objetivos anuales, trimestrales y mensuales dentro de una estrategia de crecimiento.
Una vez establecidos los objetivos, hay que identificar los indicadores que mejor los representen.
A través de los indicadores, será posible destacar la variabilidad significativa con respecto a los objetivos y realizar un análisis de desviación.
Todo ello debe conducir a la toma de decisiones y, por tanto, a transformar el cuadro de mandos de los indicadores en acciones concretas, correctoras, mejoradoras, adaptativas.
El panel de control transforma los números, que representan la actividad diaria, mensual y anual, en acciones concretas dentro del centro veterinario adoptante.
Puede que se dé cuenta de que está en línea con las expectativas, que ha cumplido y superado sus objetivos y que, por tanto, dispone de recursos inesperados que puede utilizar.
El panel de control permite “guiar” el buen funcionamiento de una instalación veterinaria.
Ahora te toca a ti:
- empezar a entender si tiene beneficios o pérdidas
- si tiene beneficios, sabrá dónde puede seguir mejorando y cómo reinvertir para crecer
- si está perdido, comprenderá dónde debe mejorar
- fijar objetivos
- y analiza los resultados a lo largo del tiempo.
Alessandro Vischi
Med Vet & Fondatore Vetmanager
Applica la gestione d'impresa alle strutture veterinarie.
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