Come stabilire il giusto compenso per i collaboratori veterinari?
Il giusto compenso al collaboratore è forse il problema più annoso che si pone il buon manager veterinario.
Vediamo qualche indicazione e come orientarci. … Read More
Indicatori di attività veterinaria (KPI): cosa sono e come creare un pannello di controllo?
Quanto tempo impieghi a organizzare una chirurgia? Quanto tempo impiegano i tuoi collaboratori a fare una visita? Quanti farmaci lasci scadere?
Se non sai rispondere a queste domande, stai perdendo un’opportunità importante di crescita per la tua struttura veterinaria, perché non stai comprendendo dove puoi migliorare.
Leggi questo articolo per capire come creare un pannello di controllo che ti dia modo di fare delle scelte corrette e consapevoli per il tuo business veterinario.
A cosa servono gli indicatori di attività?
Per una Clinica Veterinaria (come per un piccolo studio), gli indicatori servono a evidenziare delle informazioni che poi verranno utilizzate per prendere delle decisioni.
Questa è la risposta più semplice.
Cos'è un KPI (o indicatore di performance)?
Un indicatore è una variabile, per esempio un numero o una percentuale, che ha un alto contenuto informativo e che permette una valutazione sintetica e rapida di fenomeni complessi a esso connessi.
Per una struttura veterinaria è interessante, in funzione dei suoi obiettivi, scegliere una serie di indicatori che permettano di descrivere:
- lo stato di partenza
- l’evoluzione su un determinato periodo, per poi, cosa più importante,
- prendere delle decisioni
- trasformarle in azioni concrete.
Facciamo un esempio utilizzando un indicatore che spesso viene preso in considerazione nelle strutture veterinarie.
Facciamo un esempio utilizzando un indicatore che spesso viene preso in considerazione nelle strutture veterinarie.
Il fatturato come KPI per una struttura veterinaria: che ruolo ha?
Il fatturato è l’indicatore che viene utilizzato più spesso, espresso come fatturato/mese o fatturato/anno.
Purtroppo, non soddisfa il criterio più importante che un indicatore deve assolvere cioè, quello di avere un alto contenuto informativo.
Di per sé il fatturato comunica una cifra, ma senza prendere in considerazione come si è arrivati a questo risultato.
Considerare il fatturato “isolandolo” dal contesto, cioè i costi che la struttura ha sostenuto per arrivare a generare quella determinata cifra è fuorviante.
Il fatturato può crescere mese dopo mese, regalando così una falsa sensazione positiva.
Se i costi sostenuti durante lo stesso periodo sono più alti del fatturato si avrà una perdita.
Il fatturato, quindi, non deve essere preso come un indicatore affidabile, mentre il risultato dato da [fatturato – costi] è molto più interessante.
Il risultato descrive sinteticamente come i costi sostenuti da una clinica e il fatturato interagiscono tra di loro generando un utile o una perdita.
Come creare indicatori idonei?
Per prima cosa bisogna allargare la visione, passando dai soli indicatori economici ad uno spettro più ampio.
Possiamo utilizzare come indicatore un:
- Quoziente
- Grandezza assoluta
- Percentuale
- Tempi
Il campo si allarga molto rispetto ad un solo valore economico e al contempo la capacità di avere informazioni cresce.
Dall'indicatore al pannello di controllo
In letteratura, anche in quella medica, indicatore si traduce come Kay Performance Index (KPI) e pannello di controllo Dash Board.
Lo sviluppo di un sistema di indicatori di performance è il modo più efficace per valutare la prestazione dei servizi.
È fondamentale interpretare gli indicatori visti nel loro insieme.
Quali indicatori scegliere?
Come è stato già visto il fatturato non è sufficiente per pilotare correttamente un’impresa.
Il risultato [utile] è un passo avanti, ma non basta.
Si può quindi scegliere tra diverse tipologie, facendo attenzione a creare un mix di indicatori e quindi un pannello di controllo che rappresenti la propria struttura.
Facciamo qualche esempio per costruire un pannello di controllo personalizzato.
Indicatori legati al tempo.
- Quanto tempo attendono i clienti in sala d’attesa?
- Quanto tempo è necessario per radunare le risorse (persone e materiale) per organizzare una chirurgia?
Indicatori legati alla produzione.
- N° visite mese.
- N° visite mese/veterinario.
- N° chirurgie mese.
Questa tipologia può essere esplorata in modo molto dettagliato prendendo in esame le diverse prestazioni.
Indicatori economico-finanziari.
- Costo di farmaci scaduti e/o a materiale di consumo scaduto.
- Fatturato/mese.
- Spesa media cliente/mese.
Indicatori relativi al benessere dello staff.
- Qual è il turnover dello staff?
Indicatori relativi alla soddisfazione dei clienti
- Valutazioni lasciate sul web.
Questo elenco non è esaustivo e vuole essere un punto di partenza.
Dove reperire i dati per gli indicatori ?
A questo punto bisogna disporre dei dati necessari. La domanda da porsi è: dispongo dei dati che mi interessano?
- SÌ, e allora bisogna raccoglierli e poi analizzarli.
- NO, devo organizzare una raccolta dati.
- SÌ, perché la business intelligence lo fa per me.
La Business Intelligence permette, in un’unica schermata, di collegare tutti i dati della clinica (fatturato, prestazioni, tipologia di utenti, percorsi di cura, …), e fare un’analisi.
Il vantaggio sta nel fatto che si hanno a disposizione:
- dati rilevanti – cioè che soddisfano le esigenze conoscitive;
- accurati – poiché corrispondono a dati reali;
- tempestivi – perché registrati in modo continuo
- accessibili – data la facilità di rilevazione e visualizzazione.
Utilizzando una business intelligence in grado di fornire dei dati rilevanti, tempestivi, accurati ed accessibili cosa rimane da fare a chi gestisce l’ambulatorio, la clinica, o l’ospedale?
La parte più interessante!
Cioè quella di definire degli obiettivi annuali, trimestrali e mensili all’interno di una strategia di crescita.
Una volta stabiliti gli obiettivi si devono individuare gli indicatori che rappresentano nel migliore dei modi questi obiettivi.
Attraverso gli indicatori si potrà evidenziare le variabilità significative rispetto agli obiettivi ed effettuare un’analisi degli scostamenti.
Tutto questo deve portare a prendere delle decisioni e quindi, a trasformare il pannello di controllo, costituito da indicatori in azioni concrete, correttive, migliorative, di adattamento.
Il pannello di controllo trasforma dei numeri, che rappresentano l’attività quotidiana, mensile e annuale, in azioni concrete all’interno della struttura veterinaria che lo adotta.
Ci si può rendere conto che si è in linea con le attese, che si sono raggiunti e superati gli obiettivi e quindi si dispone di risorse inattese da poter utilizzare.
Il pannello di controllo permette di “guidare” il buon funzionamento di una struttura veterinaria.
Adesso tocca a te, parti così:
- inizia a comprendere se sei in utile o perdita
- se sei in utile capisci dove puoi migliorare ulteriormente e come reinvestire per crescere
- se sei in perdita comprendi dove devi migliorare
- stabilisci degli obiettivi
- e analizza nel tempo i risultati.
Alessandro Vischi
Med Vet & Fondatore Vetmanager
Applica la gestione d'impresa alle strutture veterinarie.
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