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I costi della clinica veterinaria: come affrontarli e gestirli correttamente
I costi: una delle sfide più impegnative di qualunque manager, anche per quello di una struttura veterinaria.
La gestione dei costi richiede una disciplina e un rigore metodologico ferrei per poterli affrontare e governare in maniera proficua.
Una mancata o scorretta gestione dei costi può portare in breve tempo al disastro delle nostre attività.
Al contrario, una gestione corretta e oculata può fare crescere in maniera strutturale la nostra attività per lungo tempo.
Cosa sono i costi?
Ma, per prima cosa, diamo una definizione univoca a cosa sono i costi.
Un costo è il valore monetario delle risorse impiegate per ottenere uno o più benefici futuri.
Quando si concretizza un costo?
Quando andiamo a impegnare (o utilizzare) quelle risorse.
Nel concreto il costo di un vaccino si esplicita quando andiamo a utilizzare quel vaccino per vaccinare un animale.
Fino ad allora fa parte delle scorte, mentre il pagamento dei suddetti vaccini rappresenta un’uscita di cassa.
Sembrano questioni di poco conto, ma sono fondamentali per capire al meglio la gestione dei costi.
È importate ricordare che la somma dei costi rappresenta un elemento fondamentale di quello che è chiamato floor price che è il livello minimo di un prezzo a cui potremmo vendere un servizio o un prodotto.
Al di sotto si è in perdita, per cui…. Occhio ai costi!
Un’accortezza: i costi così come i fatturati devono essere valutati al netto d’IVA.
Questo perché diversi prodotti possono avere aliquote IVA differenti.
Ad esempio i farmaci hanno un’aliquota IVA al 10% mentre per i mangimi complementari l’aliquota è del 22%.
Se utilizzassimo i prezzi finali, per intenderci quelli IVA compresa, avremmo una valutazione totalmente sbagliata.
Ma torniamo a noi.
Come gestire al meglio i costi?
Per gestire i costi in modo corretto dobbiamo, per prima cosa, raccoglierli e catalogarli al meglio.
È necessario che ogni costo sia collegato all’attività che lo ha generato.
Questo perché nel corso dei vari periodi o nel corso degli anni possiamo valutare l’andamento e il rapporto di un determinato costo sul fatturato (abbiamo già parlato di KPI per la clinica veterinaria).
Quindi il costo del commercialista, ad esempio, potrà essere attribuito al numero delle fatture emesse (in questa maniera potremmo sapere che ogni fattura emessa ha un costo base dato dal costo del commercialista diviso per il numero delle fatture che si emettono ogni anno. Es. 1000€ anno di commercialista, 2000 fatture emesse in un anno, costo base fattura è 1000/2000= 0,5€ per ogni fattura).
Questo tipo di ripartizione dei costi si chiama ABC, Activity Based Cost, ed è la tecnica di allocazione costi (cioè il metodo con cui attribuiamo i costi ad una determinata origine) considerata più precisa al momento.
Ed è quella che a mio giudizio meglio si adatta alla realtà delle strutture veterinarie.
A proposito di IVA e costi
Prima abbiamo accennato all’IVA, croce e delizia che ci affligge periodicamente….
Per le regole economiche, anche nell’area medica l’IVA è considerata una partita di giro, cioè noi siamo soggetti che la incassano per conto dello stato e a cui poi dobbiamo versarla periodicamente, mensilmente o trimestralmente.
Ovviamente, anche noi paghiamo l’IVA sugli acquisti che facciamo per cui al momento di versare l’IVA non andremo a versare tutta l’IVA incassata con le nostre fatture, ma solo la differenza tra quella incassata e quella già pagata sulle fatture in entrata.
Ecco perché è evidente l’importanza di utilizzare solo gli importi, sia in entrata che in uscita, al netto dell’IVA.
L’IVA, inoltre, sarebbe utile registrarla man mano così da arrivare preparati all’appuntamento mensile o trimestrale.
È una maniera di non rimanere nel dubbio di quanto dovrò versare di IVA ogni trimestre o mese.
Ed è un’ottima cosa al fine di poter controllare al meglio le uscite di cassa.
Per fare questo è sufficiente un foglio Excel su cui annotare in una colonna l’IVA, che trovate al fondo delle fatture d’acquisto, mentre nell’altra colonna l’IVA incassata, dato che i migliori gestionali veterinari vi forniscono in maniera puntuale o aggregata mensilmente.
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Enrico Carrera
Med Vet & MBA. Analizza e gestisce i processi di creazione del valore finanziario all’interno delle attività veterinarie.
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