Come stabilire il giusto compenso per i collaboratori veterinari?
Il giusto compenso al collaboratore è forse il problema più annoso che si pone il buon manager veterinario.
Vediamo qualche indicazione e come orientarci. … Read More
La mia organizzazione é efficiente? un test efficace per capirlo
Cosa significa organizzare un ambulatorio veterinario?
Il medico veterinario che deve gestire la propria struttura ha mille incombenze.
Organizzare i turni dei collaboratori, programmare quelli del freelance, smistare le chiamate dei clienti.
Occuparsi degli acquisti presso i fornitori, gestire la micro-logistica interna per rifornire di materiale di consumo e farmaci le sale visita e la sala operatoria.
E ancora, pianificare il planning chirurgico, la preparazione dei pazienti, i pazienti post-chirurgici e i degenti, cani e gatti, spesso, in sale sparate.
Senza contare tutte le attività di marketing! Dalla comunicazione della tua immagine dentro e fuori la clinica, la gestione del sito e dei canali social, etc. Tutte attività non-mediche ma comunque fondamentali per far crescere la tua attività.
Questa è solo una piccola parte di quello che una struttura veterinaria deve gestire.
Ci si può chiedere – e la domanda è più che legittima – se non ci si debba trasformare in un project manager e riporre il fonendoscopio in un cassetto?!
Ovviamente no! Tutto il tempo dedicato a queste attività non è tempo sprecato.
Anzi!
Queste attività sono propedeutiche alla realizzazione di un atto medico veterinario.
Sono necessarie e indispensabili.
Si tratta di attività chiamate “secondarie o di supporto” che permettono lo
svolgimento di “attività primarie”.
Nel nostro caso una prestazione veterinaria. Non nascondiamoci dietro un dito.
Queste sono attività per le quali il veterinario non è formato durante il suo percorso di studi, le deve apprendere sul campo e spesso non lo appassionano.
Ci troviamo in una situazione scomoda: lasciamo che le attività secondarie si
organizzino per sedimentazione.
L’immagine a cui bisogna pensare è quella di una roccia stratificata.
Sedimenta il primo strato e poi su questo si adagiano il secondo, il terzo, il quarto e
così via.
Alla fine, ci si trova con uno spessore importante costituito da strati diversi che non comunicano tra loro.
Come capisco che devo migliorare la mia organizzazione?
Facciamo un test: è sufficiente ricorrere a un pizzico di fantasia.
Visualizza le attività secondarie che vengono svolte nella tua struttura e domandati se la loro organizzazione è stato sempre il frutto di un processo decisionale o se le vedi impilate come la roccia stratificata.
Stai guardando la roccia ? Allora questo è il primo campanello di allarme che ti dice che la tua organizzazione può e deve essere migliorata.
Insomma, è arrivato il momento di agire.
Qualche riga sopra non ti sarà sfuggito il richiamo alla comunicazione: “strati diversi non comunicano tra loro”.
Questa è una delle criticità maggiori in una clinica veterinaria.
Ha delle ripercussioni sulla qualità del servizio offerto ai clienti e incide fortemente sulla qualità del tempo lavorativo dei collaboratori (quindi sulle risorse umane), sull’organizzazione aziendale.
In due parole: sulla struttura organizzativa!
Una scarsa comunicazione si traduce in un
- aumento dello stress,
- alla ripetizione di attività non sempre necessarie,
- all’aumento del rischio clinico per il paziente.
Esempi di scarsa organizzazione
Vediamo, con qualche esempio, altri due campanelli di allarme.
Nella Clinica del Sole sono affissi sulla porta i giorni di apertura con gli orari.
La clinica è aperta dalle 9:00 alle 13.00 e nel pomeriggio dalle 14.30 alle 19.00.
Il problema è che la pausa pranzo risulta essere virtuale nella maggior parte dei giorni della settimana.
Le attività si rincorrono durante tutta la mattina fino a sforare nella pausa pranzo che si riduce a un panino mangiato al volo.
Cosa accade?
- Si aggiungono appuntamenti, spesso anche non urgenti, in una programmazione già satura;
- si dedica più tempo del previsto a un paziente;
- non si trova il materiale necessario perché qualcuno lo ha utilizzato e non lo ha riposto correttamente;
- si attende che un collega liberi la sala di cui si ha bisogno o l’ecografo che serve ad entrambi più o meno alla stessa ora.
Tutto questo porta ad un progressivo scivolamento dell’attività verso la pausa pranzo fino a sovrapporsi completamente o quasi.
Terzo allarme.
Il terzo allarme, un cliente chiama per comunicare la condizione del suo pet operato qualche giorno prima, e attende una risposta da un collega che deve richiamarlo.
La telefona è raccolta, ma le informazioni non sono trasmesse.
Nel tardo pomeriggio, non avendo ricevuto alcuna indicazione, come concordato, il cliente decide di recarsi in clinica con il suo pet.
Un appuntamento non previsto che si aggiunge al planning pomeridiano e che si sarebbe potuto evitare.
Questi tre esempi reali che si presentano con una frequenza più o meno alta determinano un impatto negativo sulla qualità del tempo di lavoro per i professionisti e portano il cliente ad avere una percezione non adeguata del servizio.
Nell’ultimo caso la soddisfazione per il risultato di una chirurgia di alta qualità è mitigato dalla dimenticanza della clinica di richiamare il cliente.
Cosa si può fare per porre rimedio a questa situazione senza frequentare un master universitario in project management?
La soluzione è quella di digitalizzare i processi.
Il primo punto da affrontare è quello di sgretolare la roccia stratificata.
Fare un’analisi della propria organizzazione, richiederà un po’ di tempo e permetterà di guadagnarne tantissimo nel futuro.
Quindi, investire un po’ di tempo in questa analisi per poi trasferire al digitale una buona parte della programmazione dell’attività, della gestione delle risorse e della comunicazione interna ed esterna alla clinica.
Utilizzare un buon gestionale veterinario è il primo passo per digitalizzare alcuni processi routinari, ma anche un modo per monitorare rapidamente l’andamento economico della tua struttura (abbiamo parlato qui dell’importanza della gestione dei costi e dei KPI da tenere sotto controllo).
Il risultato è quello di trasferire tutte quelle attività che non hanno un vero valore per cliente e per il professionista al supporto digitale.
Migliore comunicazione significa diminuzione dello stress e diminuzione del rischio clinico.
In questo caso tre piccioni con una fava.
Se hai bisogno di una consulenza Contattaci da qui.
Alessandro Vischi
Med Vet & Fondatore Vetmanager
Applica la gestione d'impresa alle strutture veterinarie.
Articoli correlati
Gestione delle Attrezzature Veterinarie: quando sostituirle?
Pensi di dover sfruttare le tue attrezzature fino all’ultimo, fino a che non si rompono, ma sei certo che sia la scelta più conveniente? Scoprilo qui … Read More
Il team veterinario: performance e retribuzioni dei collaboratori
Le retribuzioni ai collaboratori sono un vero dilemma: come le calcolo?
In base alle performance? e come le misuro?
Ecco una breve guida per orientarsi. … Read More
