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Gestione del magazzino veterinario: come prevenire il troppo pieno e il troppo vuoto
Il RIM (Retail Inventory Manager) ha due incubi ricorrenti: rimanere senza farmaci (bloccando di fatto l’attività) oppure averne in eccesso tanto da farli scadere.
Vediamo come prevenire queste due opposte situazioni e gestire in modo corretto il magazzino.
Com'è composto un magazzino di una Clinica Veterinaria?
Il magazzino è un delicato ecosistema dinamico che deve mantenere un costante equilibrio fra ciò che entra e ciò che esce.
Il responsabile del magazzino deve essere ben designato e unire le competenze della gestione delle scorte a quelle della gestione del retailing.
Il Retail & Inventory Manager (RIM) è la figura che garantisce la best practice per aver fatto un percorso formativo specifico.
Ciò implica, per il responsabile – nel nostro caso il RIM – l’adozione di strumenti di registrazione e controllo dei flussi e delle giacenze.
Fatto 10 il livello di complessità di un hub Amazon, il magazzino di una clinica veterinaria difficilmente arriverà a 1 per cui non sono richiesti sistemi e dispositivi sofisticati.
Tuttavia, un metodo che funzioni è necessario per un sistema di scorte articolato generalmente su un locale principale che accoglie quasi la totalità dei prodotti al quale si attinge per rifornire i locali dove questi prodotti vengono usati o alienati.
Il magazzino di una clinica veterinaria includerà:
Se escludiamo petfood voluminosi, una clinica può contenere tutto in un paio di armadi o in un piccolo locale deposito con degli scaffali.
Più è grande e complessa la struttura è maggiore sarà lo spazio necessario.
In che modo gestire il magazzino veterinario?
Esistono tre modi principali per gestire le scorte in un ospedale veterinario:
- a mano
- utilizzando un foglio di calcolo
- con un software di gestione dell’inventario.
I primi due sistemi sono decisamente poco comodi.
Nell’inventario gestito manualmente, le cliniche devono conservare l’inventario fisico.
Ciò significa che, a intervalli regolari (una volta alla settimana circa), il RIM conta fisicamente gli oggetti nelle sale d’esame e negli armadietti, annotando ciò che ha trovato.
Il problema, con la gestione manuale dell’inventario, è che è un processo noioso.
Con il sistema manuale è più probabile che tu finisca qualcosa di importante, come i farmaci.
L’utilizzo di fogli di calcolo Excel o Google, sebbene economici sono spesso soggetti a errore, soprattutto perché molti elementi sembrano e suonano allo stesso modo ed è facile confondere le celle accidentalmente.
Gestione del magazzino attraverso software
Questo tipo di sistema automatizza le parti più ripetitive e noiose della gestione dell’inventario.
Il software funziona creando un registro digitale di tutto ciò che la tua azienda ha a portata di mano, anche in più sedi.
Sofisticate ma sorprendentemente semplici, le migliori app per l’inventario semplificano la gestione dell’inventario e consentono al tuo team di concentrarsi sui pazienti.
Inoltre, funzionano su apparecchiature che già possiedi, come smartphone, tablet e computer.
Normalmente, nel gestionale vi sono due sezioni dedicate al magazzino:
- sezione “movimenti di magazzino” dove sarà possibile registrare e visualizzare movimenti di articoli/lotti in magazzino e giacenze degli stessi;
- sezione “anagrafiche articoli in magazzino” dove sarà possibili creare e modificare anagrafiche di “MAGAZZINI”, “CATEGORIE”, “CAUSALI”, “UNITÀ DI MISURA”, “FORNITORI” e “ARTICOLI e LOTTI”.
- A queste va integrata una sezione “listino” con le voci dei farmaci e dei PSBA da cessione per automatizzare gli scarichi dal sistema Vetinfo e dei farmaci per uso ambulatoriale.
Comprendere il modo in cui prodotti e servizi entrano ed escono da una struttura veterinaria è essenziale per soddisfare le sue esigenze.
Attività da fare e programmare per la corretta gestione del magazzino
Ci sono alcune attività a cui dovrebbe essere data la priorità ogni settimana per mantenere un magazzino perfettamente funzionante.
Queste attività possono essere programmate nella tua giornata o settimana per assicurarti che vengano completate.
È fondamentale dedicare a queste attività almeno 5 ore alla settimana.
Il magazzino è la seconda spesa più alta di un ospedale veterinario (12%-20%).
Ecco perché un’adeguata allocazione del tempo per la gestione dell’inventario è fondamentale!
Vediamo le attività principali:
- Pianificazione ed esecuzione dei riordini. Stabilisci i punti di riordino e controlla regolarmente lo stato delle giacenze.
- Conteggio dei cicli. Alcuni articoli vengono conteggiati settimanalmente, altri mensilmente e altri due volte l’anno.
Questo non solo ti dà un’immagine precisa di ciò che è veramente a portata di mano, ma rende molto più facile il conteggio di fine anno perché l’intero inventario è stato contato numerose volte durante l’anno. - Monitorare le variazioni. È importante non solo inserire gli scostamenti su base regolare, ma monitorarli per notare e analizzare le tendenze che potrebbero verificarsi nel tuo inventario.
- Monitorare l’uso ambulatoriale. La regolazione dell’utilizzo dell’ospedale può essere eseguita in diversi modi e tutto dipende dal flusso e dai requisiti del tuo ospedale.
- Budget. Una delle attività più importanti che puoi completare su base settimanale è la proiezione delle tue spese.
- Monitoraggio delle spese. È importante rivedere regolarmente i parametri finanziari e le statistiche per garantire che non si verifichino tendenze negative.
- Ricevi ordini di acquisto. Gli ordini di acquisto e le fatture devono essere ricevuti e inseriti nei sistemi di gestione pratica entro 24 ore dalla loro ricezione.
- Controlla il materiale. Dovrebbe essere esaminato per errori, danni, ordini arretrati e articoli mancanti e contattare immediatamente il proprio distributore per farlo correggere in caso di difformità.
- Inventario delle scorte. È importante che gli articoli siano disponibili e accessibili, in modo che i membri del team sappiano cosa c’è in magazzino.
- Sistemazione dei prodotti nel magazzino. È come un puzzle capire il modo più efficiente, che fa risparmiare tempo e spazio per alloggiare tutti i beni.
È importante mantenere organizzato il tuo magazzino, in particolare l’eccesso di scorte e lo stoccaggio centrale, in modo che tu sappia cosa hai effettivamente a portata di mano e i membri del team possano trovare ciò di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno.
Nonostante tutto questo lavoro di programmazione, il RIM ha due fantasmi che agitano i suoi sogni:
- le lungo-giacenze (overstocking)
- le carenze (understocking) anche improvvise (stock-out).
Queste circostanze possono essere molto pericolose perché, soprattutto in caso di carenza o assenza totale di un farmaco si potrebbe bloccare l’attività di un intero reparto (come il pronto soccorso o la chirurgia).
Questo implica, non soltanto una perdita economica importante, ma soprattutto una perdita di credibilità della struttura agli occhi del cliente, fatto che ha un impatto finanziario ancora più devastante sul lungo periodo.
Vediamo come prevenirli.
Come prevenire l'understocking e stock-out (non avere sufficienti scorte o assenza totale dello stock)
Diversi sono i metodi che si possono utilizzare e tutti derivanti dalle tecniche di Lean Management a cui ti rimando lo studio per diventare un ninja della gestione del magazzino.
Per semplicità di offro un metodo tanto semplice quanto efficace: l’allineamento.
Disponi le confezioni di dimensioni simili su uno scaffale profondo al massimo 20 cm e livella tutti i prodotti al bordo dello scaffale in modo che sia sempre pieno.
Questo garantisce il mantenimento delle scorte di sicurezza e quando esce una confezione, quindi si crea un vuoto nella fila, si annota, e si programma il suo riordino.
Attenzione ai tempi per il riordino.
Su un totale di 4 o 5 confezioni, il riordino deve scattare nell’intervallo tra il primo e il terzo della fila.
Come prevenire l'eccesso di stock
Il sistema migliore è un’accurata analisi sui dati pregressi di consumo e sulle previsioni conseguenti.
Quindi il segreto è – dopo un esercizio di almeno 12 mesi – elaborare i dati di consumo unitamente alle variazioni stagionali.
Tuttavia, anche quando si facciano bene i calcoli è possibile avere qualche prodotto in eccedenza o peggio a ridosso della scadenza.
Allora possiamo avere qualche ciambella di salvataggio nelle seguenti soluzioni:
- Restituisci per un rimborso o un credito. Se il tuo fornitore lo consente e ti concederà un rimborso completo o uno sconto ragionevole, questa potrebbe essere l’opzione migliore.
Probabilmente subirai un costo sulla spedizione e la gestione, ma almeno puoi scambiare l’eccesso inutile con qualcosa che puoi usare. - Interscambio con i colleghi. I concorrenti potrebbero essere tuoi amici quando si tratta di condividere inventario e forniture.
Gli articoli che occupano spazio nel tuo magazzino potrebbero essere esattamente ciò di cui un’altra struttura ha bisogno in questo momento, in cambio, potrebbero avere qualcosa che puoi usare.
Questo tipo di interazione non solo aiuta la gestione dell’inventario, ma crea relazioni sempre preziose. - Intensifica la cessione ai clienti. Senza forzare troppo la mano, presta maggiore attenzione alla possibilità di cedere farmaci o PSBA a fine visita.
- Donare i prodotti extra-farmaco prossimi alla scadenza alle associazioni di volontariato. I farmaci no ma integratori, petfood e altri PSBA posso essere smaltiti come donazioni a canili o gattili con buon ritorno d’immagine.
In conclusione la gestione del magazzino di una struttura veterinaria è un’attività relativamente semplice a condizione di adottare una procedura standard efficace ed efficiente che nel caso in cui venga eseguita dal RIM può regalare delle belle soddisfazioni.
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Giuseppe Iardella
Med Vet & Fondatore di PetCorner.Vet
Sviluppa il retailing nelle Strutture Veterinarie come servizio accessorio dell’attività professionale clinica.
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